Cât de multe documente de SSM putem semna și arhiva electronic la acest moment?

Recenta propunere legislativă pe care o regăsim la Senat privind crearea unui registru electronic pentru a ține evidența instructajelor de SSM și a unor certificate medicale i-ar scăpa pe angajatorii de obligația de a le ține în format fizic. Însă șansele ca ea să se aplice prea curând sunt mici: o dată, e vorba de lungimea în sine a procedurii legislative, iar dacă luăm în calcul și faptul că nu a fost inițiată de coaliția de guvernare, atunci e posibil să nu fie considerată o prioritate în Parlament; iar, pe de altă parte, chiar dacă ar fi adoptată în această sesiune sau, cel mult, în sesiunea legislativă din toamnă, vor fi necesare alte măsuri și acțiuni concrete pentru crearea registrului electronic, dar și fonduri alocate pentru asta. 

Acestea fiind spuse, orizontul de tip pentru implementarea acestor măsuri de digitalizare pentru angajatori este de cel puțin doi ani, într-o analiză obiectivă a lucrurilor. 

Fișele de instruire SSM sunt documente întocmite cu regularitate de angajatori, iar dacă vorbim de un număr mare de angajați, atunci obligația de a ține în format fizic aceste fișe înseamnă, în principal, o uriașă maculatură, la care se mai adaugă și alte documente specifice de SSM, inclusiv certificate medicale specifice zonei de SSM. Registrul electronic pe care îl propun parlamentarii inițiatori ar face dispariția acestei maculaturi, însă acesta nu e singurul aspect urmărit. Registrul electronic ar face imposibilă modificarea fișelor, înregistrarea unor documente false ș.a.m.d..

La ora actuală, fișele de instruire pot fi semnate și electronic. Semnarea electronică poate fi folosită și pentru fișa de instructaj colectivă, nu doar cea individuală. Practic, asta înseamnă că instruirea de SSM se poate face la distanță, electronic, iar documentele trebuie păstrate în arhive electronice, iar la un eventual control ele sunt arătate ca atare. Angajatorul poate folosi și fișe semnate electronic, dar și în format hârtie, iar asta chiar în cazul aceluiași angajat - practic, are posibilitatea ca într-o lună fișa să fie completată și semnată olograf, iar luna următoare să utilizeze fișa electronică. 

Folosirea semnăturii electronice pentru aceste documente a fost implementată practic abia la începutul anului trecut, când asistam la o primă modificare a Legii SSM într-o perioadă extrem de lungă de timp. Chiar și așa, legiuitorul rezolvase doar o parte din problemă atunci, pentru că, atrăgeau atenția specialiștii, instruirea în domeniul situaţiilor de urgenţă nu a fost acoperită de prevederea privind semnătura electronică - carnețelul roșu e încă obligatoriu. Acesta e doar un exemplu din care deducem că digitializarea este un deziderat destul de îndepărtat în relațiile de muncă atunci când vorbim de acoperirea unor obligații impuse de lege și generatoare de maculatură.

Desigur, angajatorii se pot folosi de diverse soluții digitale pentru generarea și managementul unor documente ce țin de zona SSM. Niciunele dintre ele nu sunt însă obligatorii, fiind instrumente pentru care angajatorii plătesc pentru a ușura munca celor responsabili, însă obligația de a avea documentele cerute de lege în cazul unor accidente de muncă, de pildă, există în continuare și nu e prevăzută posibilitatea de a putea folosi documente semnate electronic.