UPDATE: e-Factura are cadru legal oficial: Sistemul va deveni funcțional până pe 6 noiembrie

Conform OUG nr. 120/2021, publicat în Monitorul Oficial nr. 960/2021, vom avea reguli cu privire la facturarea electronică în domeniul achizițiilor publice (business to government - B2G) și în relația dintre firme (business to business - B2B). Firmele vor folosi opțional sistemul e-Factura.

Așa cum redacția noastră scria recent, sistemul e-Factura trebuia să devină operațional începând cu data de 1 octombrie 2021. Totuși, acest lucru se va întâmpla în termen de maximum 30 de zile de la data intrării în vigoare a OUG nr. 120/2021, adică cel târziu până pe 6 noiembrie 2021.

„Ministerul Finanțelor, prin Centrul Național pentru Informații Financiare, creează, dezvoltă și administrează sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura reprezintă ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice (...), stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar”, scrie în OUG-ul publicat în Monitorul Oficial, cu precizarea că procedura de folosire a sistemului urmează să fie aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor.

Facturarea electronică va fi opțională atât în relația cu statul, cât și în relația dintre firme. În cazul al doilea, însă, va fi nevoie de înregistrarea contribuabililor într-un registru special al Fiscului. Oricum, partea de B2G va fi operaționalizată prima, partea de B2B urmând să fie operaționalizată ulterior.

Elementele principale pe care facturile electronice vor trebui să le conțină sunt următoarele:

• identificatorii de proces şi de factură;
• data facturii;
• informaţii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile ori produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrările;
• informaţii privind destinatarul facturii electronice;
• informaţii privind beneficiarul plăţii;
• informaţii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
• identificarea tipului de bunuri sau produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate;
• referirea la contractul de achiziţii publice sau sectoriale, de concesiune de lucrări şi servicii, precum şi, după caz, la contractul de achiziţii publice în domeniile apărării şi securităţii;
• detalii privind executarea lucrărilor, livrarea bunurilor ori produselor sau prestarea serviciilor;
• instrucţiuni de plată;
• informaţii privind creditări sau debitări;
• informaţii privind poziţiile de pe factură;
• defalcarea TVA;
• totalul facturii.

Concret, emitentul va transmite factura electronică în sistemul e-Facturare, respectând specificațiile și structura stabilite de autorități. Apoi, Ministerul Finanțelor va aplica semnătura electronică pe factură și o va comunica de îndată destinatarului. Prin aplicarea semnăturii electronice, ministerul va atesta primirea acesteia în sistemul e-Factura.  

Destinatarul va fi notificat cu privire la facturile electronice primite, iar data comunicării va fi accesibilă și emitentului documentelor. Practic, se va permite accesul la facturile electronice tuturor celor interesați, fără alte demersuri suplimentare.

Potrivit inițiatorilor, așa cum reieșea din nota de fundamentare care a însoțit acest OUG în stadiul său de proiect, “[u]rgența adoptării cadrului legal necesar implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura derivă din necesitatea combaterii ferme a fenomenului de fraudă fiscală și a decalajului la TVA, printr-o nouă abordare a conformării în materie de TVA, ținând cont de angajamentele asumate prin PNRR (Planul Național de Redresare și Reziliență - n. red.)”.

Astfel, dacă autoritățile fiscale vor primi, în timp real, datele referitoare la operațiunile și tranzacțiile din economie, acest demers va contribui la creșterea eficientă a colectării, la bugetul de stat, a TVA aferentă tranzacțiilor. Raportarea tradițională a TVA presupune că declarațiile de TVA și documentele justificative sunt transmise administrației fiscale la ceva timp după ce au avut loc operațiunile economice, ceea ce înseamnă că înregistrarea unei facturi pe o platformă guvernamentală va permite administrației fiscale să detecteze tranzacțiile frauduloase în timp util.

Important: Facturarea electronică în domeniul achizițiilor publice fusese introdusă inițial prin Legea 199/2020 (actul nu conținea referiri la relația B2B), însă aceasta a fost abrogată odată cu intrarea în vigoare a OUG 120/2021. Conform preambulului ordonanței, măsura vine „deoarece prevederile Legii nr. 199/2020 nu pot fi aplicate în lipsa unor reglementări și reguli operaționale care să asigure procesul de transmitere, primire și prelucrare a facturilor electronice de către autoritățile și entitățile contractante, în conformitate cu standardele europene prevăzute în achizițiile publice.”

Sistemul e-Factura este unul dintre proiectele majore pentru digitalizarea activității Fiscului, pe lângă conectarea caselor de marcat la sistemul de monitorizare și implementarea fișierului SAF-T.